¿Qué es la administración de proyectos?
¿Qué es administración de proyectos?
La administración de proyectos es el conjunto de habilidades, técnicas y conocimientos que se aplican a la planificación, ejecución y control de un proyecto. Entendiendo como tal a los esfuerzos realizados para producir un bien o servicio.
Es una metodología de trabajo que resulta de aplicación para cualquier sector de la economía. En consecuencia, se puede aplicar en la elaboración de productos, entidades bancarias, desarrollo de software, entre otras.
La administración de proyectos implica las siguientes etapas:
1.- Planeación:
En este punto se define ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿quién? Implica reflexión, pensar en las metas a alcanzar. Será necesario que contribuya al logro del objetivo estratégico, con eficacia y eficiencia. Es una etapa que involucra a todos los sectores de la organización.
2.- Uso de los recursos:
Lo planeado se lleva a cabo haciendo uso eficaz y eficiente de los recursos organizacionales.
3.- Seguimiento:
Una vez ejecutado el plan corresponde diseñar un adecuado sistema de recolección de información, resumido en indicadores. Éstos serán los que permitan seguir en cada momento la ejecución del plan y detectar los desvíos a tiempo.
4.- Control:
Esta etapa supone la compulsa entre lo planeado y los resultados obtenidos para detectar los desvíos y tomar las medidas correctivas que se requieran.
Por otra parte, existen muchas ventajas de la aplicación de la gestión de proyectos en Pymes, entre las que se pueden enumerar:
– Incremento de la productividad.
– Mejoras en las tasas de rentabilidad.
– Optimización de tiempos.
– Coordinación interna.
– Predictibilidad.
– Calidad.
– Toma de decisiones eficientes.
– Satisfacción del cliente.
– Cumplimiento de las normas legales y fiscales.
– Mejora de los mecanismos de control.
– Eficientización del gasto.
¿Por qué las empresas hoy en día no utilizan la administración de proyectos?
La administración de proyectos tiene muchas bondades en su aplicación en empresas de todos los tamaños. Existen estudios y tesis de grado y posgrado que han analizado el impacto de su aplicación en empresas pequeñas o familiares obteniendo excelentes resultados.
A pesar de ello, hay quienes afirman que no todo es éxito, sino que existen algunas desventajas o razones por las cuales algunas empresas no aplican esta metodología de trabajo, entre las que se pueden mencionar (Albuquerque Rubio I., 2013):
– Resistencia al cambio:
Existen sectores que por diversos motivos generan rechazo a las nuevas estrategias y metodologías de trabajo. Lo hacen dejando de prestar colaboración, generando divisiones en el grupo, causando demoras burocráticas, etc.
– Factores culturales:
A veces la cultura organizacional resiste el cambio. Existe una manera de trabajar muy arraigada en los miembros de la organización que no es fácil de modificar.
– Rigidez en la estructura organizacional.
A veces el organigrama con el que está trabajando la empresa no ayuda a la comunicación entre los sectores, e inclusive puede estar viciado por procesos burocráticos fijados por legislación ajena a la entidad. Por ejemplo, el caso de una entidad con participación del estado en la que los procedimientos de los actos administrativos los determina la ley.
– Visión de corto plazo, en vez de largo plazo.
Se trabaja con metas de muy corto plazo por las características del ciclo productivo, y no vale la pena la inversión en mayores cambios ya que la vida de la organización está prevista para el muy corto plazo. Un ejemplo son las uniones transitorias de empresas cuyo fin es la construcción de un edificio y luego se disuelve la sociedad.
– Escasez de recursos humanos y económicos:
La carencia del dinero necesario para poder solventar los costos de la inversión en las herramientas, necesarias para poner en marcha la gestión por proyectos impiden su implementación. Habrá que considerar que es necesario la capacitación del personal, adquisición de hardware y software, modificación de las líneas de producción, etc.
¿Para qué sirve la administración de proyectos?
La administración de proyectos implica un cambio en toda la organización, desde los sectores operativos hasta los mandos superiores. Supone una mayor velocidad de circulación de información y en los sentidos horizontales y verticales.
En lo que se refiere a las formas de trabajo, supone el estudio pormenorizado de los tiempos y tareas, a fin de eliminar aquellas que no agregan valor o que son ociosas. De este modo, se produce un ahorro significativo de costos.
También, corresponde capacitar a la totalidad del personal y trabajar en la cohesión de los objetivos individuales y organizacionales.
La utilidad de la administración por proyectos reside en las ventajas que se detallan más arriba. No sólo abarcan a la organización en su conjunto sino que se extienden a clientes y proveedores.
