El proceso de administración de ventas

¿Qué es la administración de ventas?

La administración de ventas es el conjunto de procedimientos, acciones, decisiones, evaluación y control sobre las operaciones de ventas que se realizan en la empresa. El objetivo es la gestión de los procesos que involucran a clientes y proveedores, es decir, la gestión de la cadena de abastecimiento desde que la materia prima ingresa para su procesamiento hasta que los bienes y servicios llegan a manos de los consumidores finales, incluyendo la postventa.

La optimización de la cadena de abastecimiento supone un trabajo minucioso en todas las áreas de la organización, en la búsqueda de la mejora continua. Para ello es necesario eliminar tiempos ociosos, tareas repetitivas y de escaso valor agregado, reasignando recursos.

Funciones de la administración de ventas

La gestión de ventas es una función estratégica dentro de la organización, cumpliendo un rol esencial como fuente de ingresos que permitirán el crecimiento, desarrollo y permanencia de la empresa en el mercado. Todo su funcionamiento estará concentrado en la capacidad de percibir el entorno y establecer lazos de comunicación dentro y fuera de la organización; conduciendo al equipo al logro de la visión y la misión organizacionales.

Entre las funciones que se le atribuyen a la gestión de ventas se pueden enumerar las siguientes:

1- Organización del equipo de ventas:

Dependiendo de cuáles sean las dimensiones de la empresa, el área de ventas se reflejará en el organigrama con la presencia de un director de ventas, sectores comerciales y vendedores propiamente dichos.

2- Planeación estratégica:

A partir de la captación de la información del entorno y la proporcionada por los sectores de la organización será quien prepare los presupuestos, indicadores, métodos de medición y control, etc., transcendiendo al mero hecho de la venta.

3- Estudio de la relación costo/beneficio:

Una constante en la gestión administrativa es la ponderación de los costos y los beneficios, como base fundamental para la toma de las decisiones y el control de la gestión. En este sentido no sólo se consideran los ingresos y gastos erogados, sino también, los términos marginales y los costos de oportunidad.

4- Estudio de mercado:

A través del trabajo interdisciplinario con la dirección de ventas y el área de marketing se deberá analizar el mercado objetivo, evaluar las posibilidades de segmentación, la búsqueda de nuevos horizontes, evaluar las características de la competencia, existencia de monopolios, oligopolios, cárteles y otras formas de organización del mercado. Analizar la demanda, los gustos, preferencias, factores culturales y demás elementos que inciden para que el cliente se identifique o no con el producto que se le va a ofrecer.

Proceso de administración de ventas

El proceso de administración de ventas supone las siguientes etapas:

1- Planificación:

En este momento se determina qué se va a vender, a quién, a qué precio, en qué lugar geográfico, etc. Es decir, se debe establecer una estrategia minuciosa identificando desde cuál será la presentación del producto, los embalajes necesarios, las posibilidades de traslados, los beneficios para los consumidores y para la comunidad en general, el impacto ambiental, los volúmenes esperados de ventas, la estructura de costos de producción, comercialización y almacenamiento, etc.

2- Ejecución:

Una vez que se conoce cuál será el camino a seguir y las pautas de trabajo para lograr los objetivos estratégicos propuestos, corresponde llevar a cabo lo proyectado. Se deben observar los planes y presupuestos evitando incurrir en desvíos innecesarios, y en caso de que estos ocurran, tomar las medidas que correspondan para minimizar los impactos negativos.

3- Evaluación y control:

El estudio y control de desempeño es la etapa final del proceso que se lleva a cabo tomando como punto de partida los indicadores y estándares que fueron fijados en la planeación estratégica. La medición periódica permite recoger los datos necesarios para compulsarlos con los valores esperados y establecer los desvíos. Una vez que se identifican las causas de los desvíos se deben tomar las medidas correctivas que sean necesarias.

Ventajas de la administración de ventas

El correcto funcionamiento de la administración de ventas trae aparejados múltiples beneficios a la organización. Entre las ventajas del correcto funcionamiento de los procesos de gestión se destacan:

– Seguimiento actualizado de clientes y proveedores:

Es el conocimiento con precisión las cadenas de cobranzas y pagos, la actualización de los contratos, los cambios en las condiciones de compra y venta, los medios de pago disponibles, etc.

– Seguimiento y control de ventas:

Se refiere al contacto permanente con el cliente, el seguimiento de las ofertas realizadas, sus consultas, estudio de las devoluciones efectuadas y las causas, análisis de los datos recogidos por el servicio de atención al cliente, es decir, revisar el proceso de venta desde el primer contacto con el cliente hasta la entrega del producto.

– Evaluación del equipo de ventas:

La información provista por los sectores de almacenamiento, servicio al cliente, así como la propia dirección de ventas permiten la medición de los resultados obtenidos por el equipo de ventas y las necesidades de ajustes en las estrategias implementadas.