Gestión de proyectos con PMI
El Project Management Institute
El Project Management Institute (PMI) es una institución de fomento de las prácticas de gestión de proyectos, con carácter internacional. Su aplicación es independiente del sector de la economía de que se trate. Es una entidad de alto prestigio cuyas certificaciones son aceptadas en más de 178 países. Ofrece ocho tipos de certificaciones internacionales.
Su función consiste en otorgar un guía de estándares para ejecutar la gestión por proyectos en las organizaciones empresariales. Por otra parte, brinda capacitación en el tema y fomenta las redes de discusión entre profesionales para enriquecer el conocimiento.
¿Qué es el método PMI?
El método aplicado por el Project Management Institute (PMI) se encuentra contenido en el libro “A Guide to the Project management Body of Knowledge”. Esta no es una receta para aplicar en las organizaciones empresariales, sino que se trata de un compendio de trabajos científicos sobre los cuales se han fundamentado el diseño de los indicadores.
En todos los casos debe recordarse que los proyectos tienen un horizonte de tiempo para el cual se diseñan y tienen un único objetivo a lograr.
“La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”
Este método está integrado por los procesos y las áreas de conocimiento. La cantidad de pasos a seguir estará sujeta al número de participantes, dificultad de las tareas a realizar, fechas de entrega, etc. Al igual que en todos los métodos de gestión, los pasos esenciales consisten en analizar, planificar, ejecutar, controlar.
Para trabajar con proyectos se distinguen dos tipos de procesos:
- Involucran creación de productos.
- Tienen evoluciones diferenciadas.
Por otra parte, el método PMI define las áreas de conocimiento. Se trata de la capacidad que deben tener los profesionales que son líderes del proyecto, quienes no sólo deben ser expertos en su área sino también deben tener destrezas en otros campos de estudio. Por ejemplo: recursos humanos, calidad, comunicaciones, etc.
10 áreas de conocimiento según el PMI
Los administradores deben ser expertos en forma teórico – práctica en las siguientes áreas:
1.- Integración:
Se refiere a la gestión de los recursos, equilibrio de los objetivos y conducir la interrelación entre todas las áreas de conocimiento.
2.- Alcance:
Está compuesto por los procesos que garantizan que el proyecto se cumpla exitosamente.
Debe determinar cuáles son las cuestiones que deben incluirse en el proyecto.
3.- Tiempo:
Implica determinar cuáles son las actividades a realizar, cuánto tiempo insume cada una, qué recursos necesitan, diseñar el cronograma de ejecución, los indicadores y controlar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
4.- Costos:
En esta área se realiza la estimación, presupuesto y control de los costos del proyecto, gestionando todas las áreas para que la ejecución se corresponda con lo presupuestado.
5.- Calidad:
Se definen los objetivos y políticas de gestión de la calidad, identificando las áreas responsables de cada tarea,
6.- Recursos Humanos:
Involucra los procesos inherentes a la gestión, organización y conducción de los grupos de trabajo. Se definen las funciones y responsabilidades de cada uno. Se divide el trabajo. En este ámbito es importante identificar el liderazgo formal e informal, para tener éxito en la gestión, lograr la cohesión de objetivos y evitar la resistencia al cambio organizacional.
7.- Comunicaciones:
Se refiere a los procesos de obtención, recopilación, distribución, almacenamiento, recupero, y archivo final de los reportes del proyecto. En todos los casos se deben observar que la información sea pertinente, oportuna, suficiente, confiable.
8.- Riesgos:
Los procesos involucran la planeación estratégica, análisis, monitoreo y control del riesgo. El fin último es identificar correctamente los potenciales factores de riesgo y reducirlos a cero.
9.- Abastecimiento:
Es la gestión de las compras de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto. Incluye el diseño de los métodos de gestión de inventarios, el estudio de las potenciales fuentes de suministro, la ubicación de los depósitos, los métodos de conservación de los bienes, las necesidades especiales, contratación de seguros para la mercadería, definición de los procesos de manipulación, etc.
10.- Personal de interés:
En este caso se identifican específicamente qué personas, instituciones o grupos sociales reciben influencia o pueden afectar a la ejecución del proyecto. En términos de gestión son los clientes internos y externos al proyecto. En consecuencia, es de vital importancia percibir sus necesidades y requerimientos para poder orientar los resultados a su satisfacción.
