¿Cuál es el mejor programa de gestión para PYMES?

¿Qué es un programa de gestión para PYMES?

Los programas de gestión para PYMES son los desarrollos de software que permiten la realización de las actividades diarias de gestión de las operaciones de la empresa. En la actualidad, existe una amplia variedad de opciones en el mercado que permiten la adquisición de un producto desarrollado in house, es decir a medida. Se contrata un programador para que diseñe un software de uso exclusivo para la empresa.

En contraste, se pueden encontrar soluciones estandarizadas que concentran una serie de operaciones y gestiones que son comunes a todas las organizaciones. Es decir, es la empresa quien se debe adaptar al software.

Ventajas del uso de un programa de gestión para PYMES

Cualquiera de ambas alternativas resulta de utilidad a la hora de mejorar la forma de trabajar. Las ventajas del uso de los programas de gestión para PYMES se encuentran en los siguientes puntos:

• Automatización

Dependiendo del tipo de solución de software elegida por la organización, se pueden automatizar la totalidad de los procesos administrativos. Por ejemplo, desde las áreas de producción hasta las de administración de almacenes, contabilidad, etc. De esta manera se logra integrar a todas las áreas.

• Reducción de tiempos y tareas

Se produce gracias a la eliminación de tareas que no agregan valor, o que son repetitivas. Se mejoran los tiempos en la realización de las gestiones unificando criterios de trabajo en toda la organización.

• Velocidad

Mejora en la velocidad de circulación de la información y su alcance a todos los sectores.

• Trabajo en equipo

Favorece el trabajo colaborativo, en equipo. Cada área realiza su aporte y accede a la información de interés en tiempo real.

• Calidad

Contribuye a la mejora en la calidad de todos los procesos organizacionales lo cual se percibe positivamente en los clientes.

Tipos de programas de gestión para PYMES

En el mercado existen diversos programas de gestión que se adaptan a las necesidades de las PYMES. Cada uno con sus ventajas y desventajas, según el uso que se quiera dar. Algunas de las opciones que se pueden implementar son:

1.- Holded

Es un software de gestión que concentra sus mayores esfuerzos en la contabilidad de la empresa. Se trata de un sistema ERP que dispone de un módulo de CRM. Este no es un tema menor, ya que permite la adecuada integración y control de las operaciones diarias. Otro aspecto relevante es su integración a diversas plataformas como Dropbox, PayPal, Stripe, PrestaShop, etc. En lo que se refiere a cuestiones de conciliación bancaria, aporta un elemento interesante. Permite la sincronización con los bancos que trabaja la empresa. De esta manera se envían remesas automáticamente.

2.- Hudspot

Esta herramienta permite que la empresa se mantenga actualizada en el sentido del posicionamiento del marketing digital. Sus utilidades para el lanzamiento de campañas con email, los lanzamientos de publicaciones en redes sociales, posteos en blogs, etc. son excelentes aliados. Asimismo, es un software de alta potencia para el seguimiento y control de las gestiones del área comercial, proporcionando reportes detallados de los resultados obtenidos por las campañas publicitarias y el impacto en las ventas reales de la empresa.

La desventaja del uso de este producto se encuentra asociada al elevado costo. Por lo que se debe justipreciar la relación costo/beneficio al momento de tomar la decisión de incorporarla.

3.- Factorial

Esta utilidad proporciona soluciones para la gestión de las nóminas de personal. Sus principales características se resumen en una plataforma muy amigable para el usuario, intuitiva y, sobre todo, segura. En este sentido, permite llevar con eficiencia y eficacia las cuentas correspondientes al personal en relación de dependencia con absoluta confidencialidad. Prepara de manera automática los recibos de sueldos y jornales, se integra a contratos y registros de entrada y salida. Sus presentaciones son bastante económicas, teniendo disponible una versión para empresas.

4.- Zoho

Este software es de gran ayuda para la gestión por proyectos. Permite lograr maximizar los beneficios a través del trabajo coordinado. Dispone de plataforma de gestión de correo electrónico, asistencia de clientes en remoto, creación de salas de reunión, etc.

Por otra parte, dispone de algunas soluciones para la gestión de ventas y marketing. Integra las áreas financieras, gestión del inventario, uso de CRM, facturación, etc. Asimismo, dispone de sistemas de chat interno y privado para los empleados.

En todos los casos la mejor solución de software a implementar dependerá de las características propias de cada empresa. En cuanto a las gestiones para su incorporación se debe destacar que éstas trascienden a la mera compra e instalación. También se deben considerar los costos subyacentes de la migración de un sistema de trabajo a otro; como así también su impacto en la cultura organizacional y  la capacitación de los usuarios.