Tips para administrar los tiempos de teletrabajo

¿Por qué es necesario administrar los tiempos de teletrabajo?

La gestión de tiempos y tareas, en el marco del teletrabajo, son muy diferentes que en las oficinas. En este aspecto hay que destacar que cuando se trabaja desde casa se modifican muchas situaciones como consecuencia del entorno. Por ejemplo, es más proclive que se produzcan déficits de atención. Quizás se trabaje más allá de los tiempos que se manejaban en las oficinas.

Con el advenimiento de la pandemia por la circulación del COVID – 19, se incrementó en forma exponencial esta metodología. Ha sido un cambio social impuesto por necesidad, no voluntario. Esto es así, a pesar de que el mundo se encontraba en proceso de incorporar este modo de gestión. La correcta administración de los tiempos laborales en el caso del teletrabajo es transcendental. Algunos de los beneficios se traducen en:

• Logro de las metas propuestas

Para poder cumplir con los objetivos propuestos en el trabajo es necesaria la correcta administración de los tiempos. En este sentido, se necesita establecer un orden de importancia a las tareas programadas diariamente. Con este ranking, se van resolviendo, durante el tiempo asignado, cada una de las propuestas.

• Productividad

Significa lograr más y mejores resultados en el tiempo de la jornada de trabajo. Una vez que se tienen en claro cuáles son las tareas urgentes y el flujo es muy sencillo programar la actividad diaria. Según los registros de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), los países con mejores índices de productividad son Irlanda, Luxemburgo, Noruega, Qatar, Puerto Rico y Estados Unidos.

• Reducir la probabilidad de situaciones de stress

En los casos en que la gestión de los tiempos y tareas se hace dificultosa, aumenta la posibilidad de padecer stress. Esto se materializa junto con las consecuencias para la salud emocional.

Lograr un consenso entre la vida familiar y la laboral, desde el teletrabajo es todo un desafío. Lo más importante es saber fijar los límites de uno u otro lado. La Organización Mundial de la Salud (OMS) ha establecido como efecto colateral de los excesos en el trabajo a la enfermedad del burnout. Ella se manifiesta como consecuencia de factores crónicos de stress.

• Decisiones acertadas

La gestión de los tiempos de teletrabajo es trascendental. Las decisiones involucradas resultan estratégicas para evitar los efectos nocivos.

Tips para gestionar los tiempos

En primer lugar, es necesario comprender lo que significa gestionar los tiempos. Ya sea en el ámbito de una oficina o en el del hogar es esencial aprender a ser organizado. En todos los ámbitos, inclusive en el caso de los tiempos de ocio, es necesaria la correcta administración de los tiempos. Por ejemplo, cuando se organiza un evento en casa (fiesta de cumpleaños, reunión de aniversario, etc.).

La gestión de los tiempos ha sido motivo de numerosos estudios. Por ejemplo, el caso de Canfield, Hewitt y Hansen plantean cuatro estrategias:

• Ejecutar:

No dejar tareas pendientes para el día siguiente. Esta es una forma de ser precavido y anticiparse a las imprevisiones que pueden aparecer.

• Eliminar:

Se deben dejar de lado aquellas tareas que no son necesarias. Es decir, aquellas de escaso o nulo valor agregado. Esos casos en los que es factible su automatización o sustitución por otras más eficientes.

• Delegar:

Es conveniente evitar el exceso de carga de trabajo. En cada momento se debe saber cuándo es necesario delegar una tarea. De esta manera, se eficientizan los tiempos para poder dejan libres espacios para tareas de mayor valor agregado.

• Aplazar

Resulta de especial importancia discernir cuáles son las tareas que no son urgentes y que pueden tratarse en otra oportunidad. Una vez que se establece un ranking de importancia, se da prioridad a las urgencias y se deja para otro momento aquello que puede esperar.

Consejos para administrar tiempos de teletrabajo

Cuando el trabajo se traslada al hogar, la gestión de tiempos y tareas se vuelve un verdadero desafío. En este caso, inciden en las jornadas cuestiones domésticas y laborales. Los espacios físicos se entremezclan.

Algunos tips para gestionar con éxito la jornada laboral en el teletrabajo suponen:

• Planeación previa

Para poder mejorar los tiempos laborales en el teletrabajo resulta conveniente y necesario la planificación previa de las tareas a realizar. En este sentido, es necesario conceder unos minutos a ordenar la tarea del día siguiente. Un elemento de gran ayuda en este proceso es el uso de CRM.

• Limitar los tiempos.

Una manera de gestionar eficazmente es determinar cuál es el tiempo máximo y mínimo para la ejecución de cada tarea. De esta manera, no se extiende en demasía la jornada laboral. También, se evitan las distracciones innecesarias.

• Niveles de energía

Es necesario aprender a identificar aquellos momentos del día en los que la energía para las tareas laborales es más elevada. O bien, cuándo se puede disponer de una mayor capacidad de concentración. Con este dato, se pueden organizar mejor los tiempos de ejecución de cada actividad en la jornada laboral.

• Tiempo de ocio

Los momentos de ocio y relax son esenciales para la recuperación de las energías y la capacidad para concentrarse.