Gestión de proyectos en las empresas
La gestión de proyectos permite aprovechar los recursos de una empresa para lograr los objetivos trazados con mayor eficiencia.
¿Qué se entiende por gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías que buscan planificar y administrar las tareas y recursos de un proyecto.
Hay que tener en cuenta que los proyectos son independientes de las actividades diarias de una empresa, pero aún así necesita de una correcta planificación y de objetivos claros. Entre algunos de sus objetivos se encuentran:
- Gestionar del inicio, el desarrollo y la evolución del proyecto
- Monitorear y responder ante los problemas que surjan durante el proyecto
- Facilitar la aprobación y la finalización del proyecto
Durante el desarrollo de un proyecto existen 3 variables fundamentales: el tiempo, el coste y el alcance. Estas tres variables son claves en todos los proyectos, porque aseguran la calidad del proyecto. A estas variables se les conoce como: el Triángulo de Calidad o también conocido como el triángulo de hierro.
Etapas de la gestión de proyectos
Según el PMI (Project Management Institute), existen 5 fases en la gestión de proyectos:
1. Estudio de factibilidad
Es la etapa inicial en la gestión de proyectos, la cual se encarga de analizar posibles beneficios económicos y/o estratégicos que obtendría la compañía con la realización del proyecto.
2. Planificación del trabajo
Esta fase es crucial y no debe tener márgenes de errores, pues aquí se detallan todas las tareas previstas y los recursos a usar para la finalización del proyecto. Este detalle debe ser minucioso porque depende del mismo que los resultados sean positivos para los intereses de la empresa.
3. Ejecución
En esta fase se materializan todas las ideas, planteamientos y diseños, haciendo uso de las técnicas, recursos y procesos propuestos previamente.
4. Seguimiento
En el transcurso de esta fase, el analista debe corroborar que todas las partes involucradas estén cumpliendo con las labores, la planificación y una adecuada administración para garantizar la calidad del proyecto.
5. Cierre
Finalizado el proyecto, la evaluación de los resultados debe ser acorde a las expectativas y las planificaciones iniciales, sin embargo, también se deben documentar los inconvenientes o fallos del proyecto para poder tomar precauciones en futuros proyectos.
¿Qué ventajas otorga la gestión de proyectos?
Esta metodología permite distintas capacidades y oportunidades de mejora en los procesos de las empresas, entre ellos están:
- Maximiza la capacidad operativa de la empresa. Esta práctica consigue incrementar la eficiencia de las actividades diarias, debido a que todas las tareas están enfocadas a mejorar la productividad.
- Coordina y administra los recursos. Esto ayuda en la comunicación entre las distintas áreas en casos de coordinación con un mismo proveedor, por ejemplo.
- Brinda una visión de conjunto de la empresa. Se refiere a la capacidad de reconocer el equipo de trabajo mediante sus resultados. De igual forma, se pueden prever los riesgos o problemas que se identificaron con antelación.
- Aprendizaje continuo. Esto se debe a la acumulación de conocimiento frente a la elaboración de una tarea en específico, lo que permite estandarizar algunos procesos.
- Facilita la prevención de riesgos. Los errores y fallos se ven menguados a causa de una gestión ejecutada correctamente.
- Mejora la imagen de la compañía. Esto se da mediante el servicio eficaz que se le brinda al cliente, porque se transmite una imagen de profesionalidad, competencia y seriedad útil para la percepción positiva del valor de la marca.
