10 claves de la metodología PMI en proyectos

¿Qué es la metodología PMI?

El Project Management Institute es una entidad de prestigio internacional en materia de la gestión por proyectos. En tal sentido, ha publicado una guía para llevar a cabo la Dirección por proyectos, en la que se establece que éstos se componen de:

1. Ciclo de vida: se trata de los diferentes pasos o etapas que se cumplen en un proyecto desde que se origina hasta que concluye.

2. Fases: son las acciones, actividades, tareas que deben ejecutarse para poder cumplir con los objetivos planteados para la ejecución del proyecto.

3. Control: en cada una de las fases del proyecto se realiza la medición y recolección de datos que retroalimentan el sistema de control, a partir del cotejo de los valores obtenidos con los planteados en la etapa de planificación estratégica, se determinan los desvíos y los cursos de acción. A partir de este punto se resuelve avanzar a las etapas siguientes, o instrumentar las correcciones necesarias.

4. Grupo de procesos: se refiere a la planificación, ejecución y control.

5. Áreas de conocimiento: son las que representan a la totalidad de los procesos involucrados.

Claves para la aplicación de la metodología PMI en proyectos

La aplicación del método PMI consiste en trabajar sobre cinco grupos de procesos generales, desde diez áreas de conocimiento. Esos grupos son:

– Inicio:
es una etapa, que la constituyen dos subprocesos, en la que se define el proyecto, trabajando a nivel gerencial a fin de que se autorice la tarea a realizar. Para ello se debe trabajar en la presentación de los aspectos positivos y negativos para la empresa como consecuencia de su ejecución, como así también los recursos necesarios, los planes de acción, posibles escenarios y su factibilidad técnica.

– Planeación:
Este es el momento de establecer los objetivos estratégicos, la planeación de los cursos de acción, tareas a llevar a cabo, etc. Comprende un total de 24 subprocesos, según lo establece el Manual de PMI.

– Ejecución:
Se llevan a cabo las tareas según lo planificado y asignado a cada uno de las personas que participan en el proyecto. Según los manuales, debe comprender un total de 8 procesos.

– Control:
Se refiere a un total de 11 procesos relacionados con la medición de los indicadores, su cotejo con los estándares formulados en la etapa de planeación, y la determinación de las medidas correctivas en función de los desvíos que se hayan encontrado.

– Cierre:
Este proceso sirve para la finalización parcial de las fases de los proyectos de gran magnitud, como para el caso de un proyecto en sí mismo.
Por otra parte, las 10 áreas de conocimiento o claves desde las que se evalúan los procesos mencionados precedentemente son:

– Integración:
Se refiere a la dirección del proyecto, como el sector que se ocupa de liderar, gestionar, administrar y coordinar los procesos, tareas y actividades inherentes a la ejecución.

– Alcance:
Determina cuál será la implicancia del proyecto, los sectores organizacionales, actividades y personal afectados.

– Tiempo:
Es muy importante la gestión de los tiempos de ejecución de las tareas y procesos. Son muy útiles las herramientas de la investigación operativa para contribuir en esta tarea, por ejemplo, la espera en cola, los cálculos maximin y minimax, etc.

– Costos:
El control presupuestario es de singular importancia, la minimización del costo marginal inherente al proyecto debe ser controlada con eficacia para maximizar los resultados.

– Calidad:
Se establece con precisión la separación de funciones, qué se espera de cada proceso, los tiempos máximos y mínimos para su cumplimiento, la metodología de medición de los resultados y las metas a alcanzar.

– Recursos Humanos:
Es uno de los principales recursos involucrados sin el cual resulta absolutamente imposible lograr los fines propuestos. La sinergia del grupo dependerá de la cohesión, el estilo de liderazgo, la estructura formal e informal de la organización, etc.

– Comunicación:
El flujo de circulación de la información, la velocidad, la relevancia, confiabilidad, pertinencia, son algunos de los requisitos que debe reunir y en los que se debe trabajar para tener éxito en la ejecución del proyecto. Un aspecto que influye es la característica de las relaciones formales e informales de los grupos humanos que delimitan los canales de comunicación y la velocidad con la que ésta circula.

– Riesgo:
Este factor se refiere a la factibilidad de ocurrencia de contingencias, siniestros, etc. En este sentido, será determinante la prevención de los mismos tomando todas las medidas precautorias que sean necesarias, anticipándose a la ocurrencia. Su incidencia está determinada por las pérdidas que ocasiona en todos los aspectos.

– Compras:
Se trata de un área estratégica ya que de ella depende el funcionamiento armónico de la organización. También es importante su relación con los proveedores a fin de optimizar la cadena de abastecimiento garantizando las existencias de bienes y servicios en tiempo y forma.

– Inversores:
La relación de la gerencia con los propietarios es crucial para el logro de los objetivos de éstos. El fin último en toda organización es maximizar el valor de la empresa y el resultado para los accionistas.