El control de proyecto en Project Management
¿Qué es el control de proyectos en Project Management?
El control de proyectos Project Management es un conjunto de procedimientos por los cuales se recogen una serie de datos y se realiza un análisis de los mismos, cuya finalidad es la predicción de los costos de un proyecto en un periodo de tiempo determinado. Todo ello se realiza en el marco de la fluidez y circulación de la información en todos los sectores organizacionales para la toma de decisiones y el control de la gestión.
De esta manera se condiciona el éxito al grado de control que se tiene del proyecto. Mediante el uso de la dirección de proyectos se logra acceder a las alertas necesarias en el momento en que se establece la existencia de desvíos respecto de lo planeado.
Los sectores que integran el área de gestión de control de proyectos con Project Management son:
1- Control de Costos:
En este sector se relevan datos vinculados a indicadores de costos, como así también se deben realizar estudios de tiempos de los procesos, establecer la existencia de tareas repetitivas o que no agregan valor o pueden ser realizadas mediante procesos informáticos, etc. La finalidad es reducir aquello que esté generando excedentes en la matriz de costos.
2- Planeación estratégica:
Se debe realizar en función de la visión y la misión, integrando todas las áreas organizacionales. La información debe fluir en todos los sentidos y en todos los niveles de la entidad.
3- Gestión de riesgo:
Esta área se ocupa del control de los indicadores de riesgo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias.
4- Gestión de documentos:
Este sector se ocupa del diseño y mantenimiento de los manuales de procedimientos, diagramas de flujo, diseño de plantillas para el registro de las operaciones, archivos de la documentación, protección y resguardo, etc.
Ciclos del Control de Proyectos
Los pasos que se deben verificar a fin de realizar el control de los proyectos suponen:
1- Planeación:
En este punto se trabaja desde todas las áreas organizacionales, aportando las previsiones de tareas y tiempos de realización, como así también las necesidades de recursos financieros, humanos y materiales.
2- Ejecución:
En este paso se llevan a cabo las tareas como fueron planeadas, debiendo acreditar con precisión cada uno de los pasos que se han realizado hasta alcanzar las pautas fijadas.
3- Control:
El proceso de control implica la fase de recolección de datos, en la que se efectúa la medición de los indicadores desarrollados durante la etapa de la planeación estratégica, para ser cotejados con los estándares establecidos, establecer cuáles han sido los desvíos; y, finalmente, canalizar las medidas correctivas que fueran necesarias.
4- Cierre:
En este último paso se realiza el informe de situación que retroalimentará el sistema desde el comienzo. Las conclusiones de los resultados obtenidos servirán de parámetro para el reinicio de la actividad.
Uno de los ejemplos de aplicación práctica y sistemática de los pasos mencionados es el uso de los procesos de gestión de proyectos del PMI (Project Management Institute). Este tipo de metodologías resultan de alta flexibilidad, permitiendo que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, pueda implementarlo.
El PMI parte del concepto de que cada proyecto es una unidad de negocio en sí misma. Es por ello que se lo desglosa en la cantidad de procesos que lo integran, siendo analizados por las siguientes áreas de conocimiento:
1- Integración
La aplicación de las técnicas del PMI son aplicadas a todos y cada uno de los procesos involucrados en el proyecto, con participación de todas las áreas de la empresa. La cohesión de objetivos resulta estratégica para el éxito.
2- Alcance:
La organización se trabaja por proyectos individuales, optimizando cada uno de ellos, e integrando todas las áreas en sentido horizontal y vertical.
3- Gestión de tiempos:
A través del uso de las herramientas de la investigación operativa se pueden realizar estudios de los tiempos de ejecución de cada una de las tareas, a fin de identificar la mejor manera de hacer las cosas.
4- Costos:
Un estudio exhaustivo de la estructura de costos es de vital importancia a fin de eficientizar el proyecto. La sustitución de las estructuras de costos fijos por variables, así como el análisis marginal permiten mejorar los resultados obtenidos y su proyección.
5- Calidad:
La mejora continua de los procesos y tareas involucrados supone trabajar bajo los más altos estándares de calidad, primando la satisfacción del cliente interno y externo al proyecto.
6- Recursos Humanos:
Es una de las partes centrales del proyecto ya que de la cohesión de objetivos, la incidencia de la cultura organizacional, la dinámica de grupos, los estilos de liderazgo, etc., dependerá el éxito del proyecto.
7- Comunicaciones:
Las redes por las que fluye la información deben permitir que ésta sea confiable, suficiente, pertinente, oportuna, etc.
8- Riesgos:
La contratación de seguros para la cobertura de riesgos potenciales, como así también el resguardo del activo, es una característica deseable en los proyectos.
9- Compras:
La función de compras es estratégica para el funcionamiento armónico y la generación de un mayor valor agregado.
