Políticas para minimizar los costos en forma eficiente
Causas que obligan a reducir costos.
El objetivo de las empresas es maximizar las utilidades, o lo que es lo mismo maximizar la rentabilidad por acción. Existen diversas maneras o estrategias a seguir para lograr este cometido. Una de ellas es precisamente trabajar en la matriz de costos para reducirlos. Alcanzar el costo mínimo de producción y venta, no es otra cosa que incrementar el ratio de productividad.
Las razones por las que se persigue la reducción de costos son múltiples, algunos ejemplos son:
1.- Reducción del nivel de ventas;
2.- Problemas de liquidez;
3.- Problemas de financiamiento externo;
Por su parte, algunas de las medidas que acompañan la estrategia pueden traducirse en reducción de la planta de personal; cambios en las funciones de compras; búsqueda de nuevos proveedores; eliminación de horas extraordinarias; etc.
Tips para reducir los costos y no morir en el intento
En el proceso decisorio, los administradores de empresas deben responder con la velocidad y precisión que la necesidad de cambio así lo requiera. Una de las decisiones comunes en un entorno cambiante es la reducción de costos. Para ello es conveniente el estudio pormenorizado de la matriz de costos para conocer cómo se integra la función de producción.
Algunos tips para establecer los puntos estratégicos que contribuyen a minimizar los costos con eficiencia y eficacia son:
2.- Auditoría:
Permite determinar los procesos, imputar los costos y conocer si existe capacidad ociosa o mal desempeño en las actividades que tengan impacto negativo en el resultado.
3.- Optimización del proceso productivo:
Esta opción requiere un pormenorizado estudio de todas las etapas productivas, tareas y actividades involucradas. No se deben realizar recortes sin un minucioso estudio de la situación. Entonces, es conveniente determinar la presencia de actividades y tiempos ociosos o que no contribuyen al valor agregado; y, proceder a eliminarlos. Revisar la forma en que se hacen las cosas. Evaluar la posibilidad de eliminar las tareas repetitivas y sustituir la mano de obra por robots o tecnologías que permitan realizar la misma tarea con mayor eficacia y en menor tiempo. Un ejemplo es el caso de las conciliaciones bancarias, existen software que incluyen bots que se ocupan de identificar las operaciones repetitivas y registrarlas.
3.- Mejora en la calidad:
De esta tarea se ocupa el sector de investigación y desarrollo. La continua revisión de los productos que están en el mercado y los cambios en las necesidades de los clientes obligan
al rediseño, eliminación de productos obsoletos, sustitución de la combinación de materiales, renovación del packaging, contribuyen a reducir los costos ofreciendo una mejor calidad que otorgue valor agregado y diferenciación a la mercadería puesta a la venta.
4.- Capacitación:
Disponer de un recurso humano adecuadamente preparado en todas las áreas lleva al éxito a la organización y reduce costos. La eficiencia y eficacia para la realización de tareas utilizando tiempos prudentes, minimizando el uso de recursos materiales, atendiendo con eficacia las demandas del cliente contribuyen al logro de la minimización de los costos.
5.- Gestión del catálogo de productos:
En este caso se debe estudiar minuciosamente las ventas en cuanto a unidades, el tiempo de permanencia de la mercadería en stock, el costo de mantenimiento de inventario, seguros, costos de manipulación y embalaje, revisar las nuevas tendencias y modas del mercado, la oferta de los competidores, los márgenes de utilidad unitarios por tipo de producto, etc. Todo ello a fin de eliminar aquellos bienes que no contribuyen al objetivo, que pasaron de moda, que resultan obsoletos o que simplemente no son buscados por los clientes. De esta manera, se reduce el costo de mantenimiento de inventario, seguros, manipulación, embalajes, etc.
6.- Clasificación de la estructura de costos en fijos y variables.
Dentro de la estructura de producción de un bien o servicio deben clasificarse los costos con el fin de hacer mínimos los costos fijos y eliminarlos de la matriz de producción sustituyéndolos por variables. Esta es una forma eficiente de minimizar los costos de planta y atarlos a las expectativas de ventas, calzando las operaciones a los ingresos reales. La sustitución de costos fijos por variables hace posible fundar las decisiones de la gestión en resultados marginales.
7.- Trabajo por objetivos:
La modalidad de pagos debe estar sujeto al cumplimiento del objetivo propuesto, de este modo se asociará el gasto al ingreso obtenido efectivamente. Si se ofrecen incentivos por el trabajo eficiente se logrará la cohesión de los objetivos individuales con los organizacionales. Este es el fin último en toda organización.
8.- Uso de recursos TIC:
La incorporación de la tecnología de la información para poder minimizar los costos consiste en la posibilidad de identificar actividades repetitivas que puedan ser sustituidas por maquinarias o la necesidad de optimizar la velocidad de circulación de la información. En este sentido, la disponibilidad inmediata de la información contribuye a maximizar el resultado.
