¿Qué es el control de gestión? – Sus mejores herramientas.

Control de Gestión: definición e importancia

Si bien se puede hablar mucho respecto del control de gestión, sus características, importancia y formas de mejorar su ejecución. También es necesario esbozar un concepto con el cual se lo identifique. En este sentido, el control de gestión será todo proceso administrativo que se ocupe de analizar la medida en que se ha dado cumplimiento a los objetivos estratégicos planteados por la gerencia.

Por otra parte, cabe señalar que el control de gestión tiene como finalidad la coordinación de la empresa en su conjunto. En este sentido, la visión no debe limitarse a una simple suma de partes, sino al resultado obtenido por la actuación armónica de todos los departamentos. Su función por excelencia es la medición de los resultados obtenidos, su cotejo con los estándares a alcanzar según el Plan de Negocios, la determinación del desvío y la presentación de las alternativas de solución a los sectores directivos

Herramientas que sirven al control de gestión

Algunas de las herramientas que serán de utilidad en el desarrollo del control de gestión son las siguientes:

1.- Presupuesto:

Según las dimensiones y la complejidad de la empresa, el presupuesto es una herramienta que permite conocer las necesidades materiales, con sus costos, prever las fuentes de ingresos, las herramientas de financiamiento disponibles, evaluar alternativas de inversión complementarias para los excedentes de fondos, determinación de los márgenes de maniobra, etc. En el caso de las grandes organizaciones, la elaboración es bastante compleja, lo que obliga a dividirlo por departamentos y luego integrarlo en una presentación general. Sin embargo, resulta ser una herramienta de utilidad cualquiera sea el tamaño de la empresa. Los pequeños comerciantes también hacen uso de esta herramienta, aunque a veces no lo realicen con grandes formalidades. En un pequeño negocio, conocer las necesidades de reposición de mercadería, la previsión de los gastos en impuestos y servicios, la determinación del resultado esperado o los valores de los precios de venta esperados resulta esencial para la subsistencia del proyecto.

2.- Análisis de Informes Financieros:

Los reportes de la contabilidad contribuyen al control de gestión proporcionando los resultados económicos obtenidos, ratios correspondientes a la medición de la liquidez, plazos promedio de pagos y cobranzas, inmovilización del activo, rotación de mercaderías, promedios de compras y ventas, etc. En este caso, se trabaja sobre información histórica que permite, junto a otras variables, proyectar alternativas de escenarios futuros y su probabilidad de ocurrencia. Algunos ejemplos de informes que son útiles para la toma de decisiones son el Estado de Situación Patrimonial, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo, etc.

3.- Cuadro de Mando Integral:

Es una herramienta de control de gestión que permite tener una visión completa e integral de la empresa. En él se resumen los indicadores de todos los sectores de la empresa, como así

también el análisis cualitativo de la situación en un momento determinado. Se caracteriza por ser aplicable a cualquier rubro y dimensión de organización. Está fundado en ratios creados por cada sector para medir el desempeño de las variables que más incidencia tienen en los resultados positivos del sector y de la empresa en su conjunto. No sólo se limita a cuestiones internas, sino también provee de un cuadro analítico de las variables externas. A través del análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) se mide el impacto de cualquier cambio en las variables internas o externas.

4.- Indicadores:

El estudio de indicadores puntuales también es una responsabilidad del control de gestión. Por ejemplo, en algunas ocasiones sólo se realiza el seguimiento de ciertos indicadores que cobran transcendencia en un momento en particular de la vida de la empresa. Por ejemplo, el caso de la decisión de abrir una nueva sucursal. En este caso, lo que se pretende es evaluar indicadores como volúmenes de venta, costos variables, márgenes brutos, índices de inmovilización, índices de rotación, demanda esperada, etc. La información será presentada en términos marginales, es decir, en qué medida oscilarán los valores si se modifica en una unidad adicional de venta o una unidad adicional de producto.

5.- Brainstorming:

A través de esta herramienta se ofrecen las alternativas de solución ante las diversas situaciones de desvíos que se presenten. Las causas de los desvíos pueden obedecer a errores internos o cambios externos que no pueden ser manejados por la empresa. Es importante identificar varias alternativas para resolver la situación y las probabilidades de ocurrencia de cada una de ellas.

6.- Data Mining:

Se trata de una herramienta que se usa para la manipulación de grandes volúmenes de datos. Permite al controller encontrar las tendencias, normas de comportamiento de determinadas variables, para casos en los que las herramientas exploratorias de la estadística resultan insuficientes. La gran ventaja es la posibilidad que ofrece de predecir los comportamientos de las variables de interés.