¿Qué es la función administrativa? – Principios que debe seguir un buen administrador

¿Qué es la función administrativa?

La función administrativa comprende la ejecución de actividades y procesos que coordinados con eficiencia y eficacia permiten contribuir al logro de los objetivos estratégicos organizacionales.

Siguiendo el pensamiento propuesto por Fayol surgen los principios de la administración, a partir de la definición de sus funciones principales que pueden resumirse en:

1.- Planificación:

En esta etapa se define la misión, la visión, los objetivos estratégicos, planes y programas; como así también, los estándares planeados para cada uno de los indicadores que servirán como medida de control de desempeño. Asimismo, se establecerá el cronograma, los métodos de control, la designación de los responsables de cada una de las etapas de cada uno de los procesos que se desarrollen en la empresa.

2.- Organización:

Involucra el diseño de cada uno de los puestos de trabajo, sus funciones, las operaciones a ejecutar, los materiales necesarios, la distribución de tareas en el sector operativo, los formularios que servirán de registro y posterior control de las ejecuciones.

3.- Dirección:

Es el líder encargado de conducir y llevar a cabo la gestión empresarial en conjunto con los mandos medios y operativos, desde una perspectiva de trabajo en equipo. Es importante la capacidad de motivación hacia los recursos humanos, la destreza para implementar los cambios logrando la cohesión de objetivos personales y organizacionales.

4.- Coordinación:

Su tarea consiste en definir qué tareas realizará cada sector y en qué tiempos. Asimismo, se ocupa de que cada cliente interno y externo se encuentre satisfecho y reciba su producto o servicio en tiempo y forma. En este sector son de utilidad las herramientas de la investigación operativa para poder definir la espera en cola, los tiempos óptimos, eliminar actividades ociosas y aprovechar mejor los recursos disponibles.

5.- Control:

Esta etapa permite obtener los datos necesarios del funcionamiento de todos los procesos, cotejarlos con los estándares definidos, determinar los desvíos y tomar las medidas correctivas que resulten necesarias.

La concepción de Fayol planteaba a la organización con una estructura piramidal donde las bases constituían los sectores operativos y productivos, mientras que en los mandos medios y superiores se destacaba el predominio de las funciones administrativas. Esta división no resulta taxativa, sino que en toda la organización se distribuye algún proceso vinculado al área administrativa. Por ejemplo, en el sector de planta, a pesar de que predominan los obreros y las maquinarias que integran la línea de producción, existen tareas

y funciones propias de la administración, como los registros de almacenes, las órdenes de compra, notas de pedido de materiales, etc.

Si bien la contribución de Fayol a las ciencias de la administración es indiscutible, sus planteos adolecen de las siguientes desventajas:

1.- deja de lado las relaciones informales que se observan en todas las organizaciones y que a veces resultan ser lazos más fuertes que los establecidos en el organigrama.

2.- no es representativo de las dificultades con las que luchan diariamente quienes ejercen la función de administración.

3.- en algunos casos puede reflejar cierta rigidez que no contribuye a la maximización de los objetivos estratégicos.

4.- es una síntesis estructurada de las tareas del administrador

Principios generales de Administración (Fayol)

Los principios que deberían regir la gestión de todo administrador Fayol los sintetizó de la siguiente manera:

1.- División del trabajo:

Los mejores resultados surgen a partir del logro de la eficiencia y la eficacia en todas las áreas de la organización. Para ello es conveniente la departamentalización y división de las tareas en forma estratégica. Es así cómo se verá la habilidad del buen administrador para gestionar los grupos de trabajo, según los mejores talentos.

2.- Autoridad/Responsabilidad:

El ejercicio del poder de la autoridad debe ser equilibrado para evitar abusos y frustraciones.

3.- Disciplina:

Se refiere al respeto de los acuerdos de convivencia y normas de trabajo que rigen dentro de la empresa. Se debe lograr la cohesión de objetivos, así a través de la propia conciencia, se evita la aplicación de sanciones por incumplimientos. El buen resultado en esta área depende del estilo de liderazgo de quien conduce al grupo y la empatía.

4.- Unidad de mando:

Significa que debe existir un solo líder que conduzca al grupo de trabajo. Es por ello que quien ejerce la función gerencial en el organigrama debe ser la misma persona capaz de ejercer el liderazgo informal. De este modo, se evitan conflictos de intereses y se puede lograr con mayor facilidad la cohesión de objetivos personales y organizacionales.

5.- Unidad de dirección:

Se refiere a que la gerencia es la encargada de perseguir el logro de los objetivos estratégicos mediante el uso de un único plan.

6.- Cohesión objetivos:

Se trata de alinear los objetivos individuales de quienes trabajan en la empresa con los objetivos estratégicos de la organización, para que todos contribuyan desde su espacio al logro de los mismos.

7.- Remuneración:

Las políticas de pagos de haberes deben contribuir a la motivación de los empleados. Ésta debe ser proporcional a las tareas que se realizan, prever el pago de premios por productividad o cumplimiento de objetivos, etc.

8.- Centralización:

La gestión de los procesos debe ser descentralizada, aunque la autoridad debe ser centralizada en la gerencia.

9.- Cadena escalar:

Se refiere a la jerarquía que proporciona la cadena de mando. Debe existir una adecuada comunicación entre todas las partes donde cada uno debe conocer su superior y su subordinado.

10.- Orden.

Es muy importante el respeto por el orden material de las cosas y el orden social. De este modo, se evita un uso inadecuado de los materiales y maquinarias, como así también el conveniente aprovechamiento de las capacidades de los recursos humanos.

11.- Equidad:

Es un principio esencial de trato hacia los dependientes y entre pares. Esto se traduce en las garantías jurídicas de la relación laboral basada en la buena fe de ambas partes.

12.- Estabilidad en el empleo:

Se sugiere respetar los tiempos de la curva de aprendizaje en los puestos de trabajo para lograr la eficiencia. No resulta adecuado la continua rotación de los empleados en distintas áreas.

13.- Iniciativa:

Las funciones gerenciales deben promover la proactividad, para que todos los sectores aporten sus ideas para la mejora de los procesos.

14.- Espíritu de grupo:

Promover el espíritu de trabajo en equipo, la cooperación y ayuda mutua.