Control de recursos y activos
¿Qué es el control de recursos y activos?
El control de recursos y activos de la empresa constituye el conjunto de mecanismos, herramientas y sistemas con los cuales se realiza el seguimiento y verificación de la correcta asignación de las partidas, su uso, las necesidades de reposición, etc.
Los recursos y activos de la empresa cumplen un rol esencial en la maximización del resultado económico y financiero en todas las empresas. En este sentido, desde la planeación estratégica se efectúa la asignación y distribución de cargos y funciones, como así también la proyección del uso de los insumos concordante con el nivel de ventas presupuestado.
El control de los recursos y activos de la organización se traduce en un mayor valor agregado para la organización en su conjunto. En el plan estratégico se definen cuáles son los estándares a alcanzar en todos y cada uno de los sectores de la organización. En el Cuadro de Mando Integral se monitorean los resultados obtenidos a través de los indicadores establecidos. Dicha información resulta esencial a fin de poder tomar las medidas correctivas que resulten necesarias.
Ventajas del control de los recursos y activos
El ejercicio del control de los recursos y los activos de la empresa resulta estratégico para maximizar el beneficio ya que se evitan robos, pérdidas, daños, roturas, etc. Cuando se hace referencia al control del activo, éste trasciende la mera verificación de las existencias en el inventario, sino que se refiere a la protección de la totalidad de los bienes y recursos que permiten el funcionamiento de la empresa.
En este sentido, el cuidado y protección de las maquinarias, será tan importante como la observancia de las normas de seguridad industrial, necesarias para la protección del recurso humano, previniendo los accidentes laborales.
Algunas de las ventajas de la implementación de sistema de monitoreo y control de los activos son las siguientes:
- Permite conocer el estado en el que se encuentran los bienes:
El control periódico del inventario permite llevar una cuenta precisa del movimiento de los bienes, la obsolescencia, el deterioro por el normal uso, la necesidad de reparaciones, mantenimientos preventivos, contratación o renovación de seguros, control del estado de los almacenes y depósitos, etc. - Facilita el inventario de cierre:
El seguimiento continuo del estado de los bienes permite realizar el inventario con mayor celeridad. La codificación de la totalidad de las existencias, el uso de lectores inalámbricos, identificación mediante cartelería en pasillos y estanterías, uso de las herramientas de robótica para la búsqueda y manipulación de los bienes dentro del almacén, uso de tecnología informática para agilizar el flujo y acceso a la información en todas las áreas, entre otras medidas, contribuyen al control eficiente del inventario. - Prevención de daños, pérdidas y robos:
El control periódico de los activos fijos en existencia, como así también el stock de productos, materias primas y materiales, permite la prevención de las mermas como consecuencia de pérdidas, robos, roturas. La contribución de las herramientas de robótica e informática es muy importante ya que agilizan la circulación de la información en todos los niveles organizacionales, conservan un archivo preciso y ordenado de los bienes en existencia, permiten obtener información en tiempo real. - Identificar oportunidades:
Conocer qué bienes se encuentran a disposición, los excesos de capacidad instalada, etc. facilitan la definición de nuevas oportunidades de agregar valor y contribuir a la maximización del beneficio.
Métodos de control de existencias
Para poder realizar un control eficaz y eficiente de las mercaderías en existencia, como así también del activo fijo, existen diversas metodologías que permiten trabajar con eficiencia y eficacia. La selección dependerá de las características propias de cada organización, la naturaleza de los bienes, el plan estratégico, los recursos materiales y financieros.
Los tipos de métodos más utilizados son los siguientes:
1. ABC: Supone la clasificación de los bienes en existencia en un determinado orden de importancia, según la cantidad y valor. En general, se aplican tres categorías:
A: representan el 20% del stock, pero el valor es el 80% del mismo.
B: representan el 40% del stock, pero el valor es el 15% del mismo.
C: representan el 40% del stock, pero el valor es el 5% del mismo.
La ventaja de este método es que permite establecer cuáles son los bienes de mayor valor económico y por lo tanto requieren de mayores cuidados, por ejemplo, cámaras de videovigilancia, contratación de seguros especiales, controles de acceso limitado, etc.
2. Primero en Entrar, primero en salir (PEPS):
Este método de gestión del inventario de mercaderías supone que primero se van a utilizar en el proceso productivo, o destinado a la venta aquellos bienes de mayor antigüedad en el stock. Es de importancia el uso de sistemas informatizados que contribuyan al orden y selección adecuada de los bienes a utilizar. Este método contribuye a evitar la obsolescencia, caducidad, etc.
3. Cantidad óptima de pedido:
Esta metodología supone establecer el valor de pedido que minimice los costos de mantenimiento de inventario. Por otra parte, se basa en una demanda constante y conocida de antemano; la utilización de los bienes y materiales es constante y la recepción del pedido se materializa en el momento del agotamiento.
4. Conteo:
Consiste en un recuento periódico, a fin de conocer con precisión las existencias, detectar pérdidas, errores, etc. Resulta un excelente complemento del método ABC, ya que se debería comenzar el control según el valor de los bienes que integran el stock.
