Gestión de Proyectos: el aliado que facilita el cambio de las empresas

Los cambios en las empresas son una constante en el planteamiento de nuevas vías de resolución de problemas o de reestructuración de ideas. Muchos de ellos son detectados a tiempo, otros suelen ser sorpresivos. Sin embargo, la gestión de proyectos aporta ese cúmulo de actividades necesarias para poder prever, implementar y ejecutar planes de contingencia y de acción ante cualquier imprevisto que afecte a la empresa.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Son metodologías necesarias que sirven para planificar y dirigir los distintos procesos incluidos en un proyecto, con la finalidad de conseguir los objetivos que le brinden resultados positivos a la organización, establecidos previamente. Esto involucra a todas las operaciones y acciones diseñadas específicamente para obtener un desarrollo de la idea planteada que vaya en la misma línea del objetivo.

La gestión de proyectos se basa en establecer, ejecutar y vigilar el cumplimiento de logros específicos, alcanzables, medibles y realistas (SMART) que lleven a cumplir las metas trazadas por la organización. Esto se hace con tres objetivos siempre en mente:

• Controlar y supervisar el inicio y el proceso de un proyecto.
• Detectar, prever y responder ante problemas que puedan surgir y encontrar alternativas de solución.
  
• Facilitar el camino hacia la finalización y aprobación definitiva del proyecto.

Ventajas de la Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos cuenta con aspectos necesarios y útiles que suman al progreso de una empresa; entre ellos están:

• Potencia la capacidad operativa de la compañía. Con una buena gestión se consigue maximizar la eficiencia del trabajo cotidiano, debido a que todas las tareas están ajustadas para incrementar su productividad. No solo eso, también se fomenta la comunicación entre las distintas áreas de la compañía, generando que todos los miembros de la organización sepan detalladamente cuál es su responsabilidad y puedan enfocarse en ella. Esto conduce a la reducción, ya sea de tiempos necesarios para cumplir con las obligaciones, como de costos relacionados.
• Administra y coordina los recursos. Esta práctica puede ayudar, por ejemplo, a que las distintas áreas de la empresa que trabajen, a la par, con un mismo proveedor, compaginan su actividad, haciéndola más eficaz.
• Transmite una visión unificada de la empresa. Se puede transferir conocimiento entre las distintas áreas, evitando que actúen de forma independiente. Con esto se logra reconocer la capacidad del equipo de trabajo, además de identificar, en menos tiempo, las debilidades y riesgos para iniciar con la corrección pertinente, dándole prioridad a las áreas que más lo necesiten.
• Permite reaccionar más rápido ante demandas cambiantes. Esto se debe a que facilita la fluidez en el trabajo cotidiano.
• Brinda un punto de vista enfocado en el cliente. Con esto se busca enfatizar en el objetivo último del proyecto, el cual es cubrir una necesidad específica que este posea, teniendo en cuenta los recursos económicos que aporta a la empresa. De esta manera, se consigue mejorar la calidad, pues el producto o servicio tendrá que adaptarse a las demandas de los consumidores.
• Facilita el aprendizaje del pasado. Con la gestión de proyectos se va seleccionando, almacenando y acumulando conocimiento sobre la manera más adecuada de desarrollar una tarea en específico. Esto permite estandarizar algunos procesos. Por lo tanto, se hace más fácil, rápida y económica su repetición en procesos próximos.
• Evita riesgos. Un proyecto correctamente gestionado reduce al mínimo la posibilidad de fallos y errores que generen sobrecostes.
• Mejora la imagen de la compañía. Debido a que la gestión de proyectos repercute en un servicio más eficaz, refleja una imagen de profesionalismo, competencia y seriedad que resulta muy útil para que aumente el valor de la marca. 

¿Cuáles son los tipos de Gestión de Proyectos?

En la gestión de proyectos existen variedad de metodologías. Elegir alguna de ellas dependerá de lo que necesite la empresa. Por ello, te mencionamos algunas de ellas:

• Secuencial tradicional. Su enfoque es ir completando las fases del proyecto por orden, sin empezar la siguiente hasta que no se haya completado la anterior. La principal ventaja es que facilita la supervisión y permite asegurarse que cada fase se cumpla. Como desventaja es demasiado rígida y, si en algún momento se encuentra un error previo, se debe volver a iniciar desde el principio.
• Agile. Significa “ágil” en inglés, y hace mención a su perfil no estricto, en el sentido de que los requisitos que va presentando la organización y las soluciones propuestas no son las mismas, sino que pueden ir cambiando con el tiempo a medida que se va comprobando su eficacia. Reduce el tiempo de planificación y es más flexible, aunque puede ocasionar sobrecostes en el presupuesto.
• Gestión de cambio. Se basa en planificar los posibles riesgos y lograr obtener el control cuando estos cambios se manifiestan.
• Metodologías basadas en el proceso. Son métodos que enfocan el trabajo como un conjunto de procesos interconectados, buscando objetivos exactos para todos ellos.

Fases de la Gestión de Proyectos 

Guiándonos el plan de PMI, podemos diferenciar las siguientes:

1. Análisis de viabilidad. Esta fase determina si el beneficio que se obtendría al completar un proceso, compensa la inversión necesaria, analizando factores como el tiempo que tomará, los recursos que se gastarán y la inversión requerida.
2. Planificación detallada del trabajo. Se trata de enumerar detalladamente las tareas que se pretenden realizar, el calendario de realización de cada una y los recursos necesarios para lograrlo.
3. Ejecución del proyecto. Se aplican conocimientos que se poseen y que hayan sido adquiridos de proyectos pasados para continuar la planificación que se hubiese definido en el punto precedente.
4. Seguimiento y control del trabajo. Considerada como la fase más relevante. Se trata de supervisar si se está cumpliendo la planificación y si se están alcanzando los estándares de calidad esperados. De su resultado depende el éxito del proyecto.
5. Cierre del proyecto. Acá se realiza una evaluación para confirmar que todo haya salido como se esperaba, analiza los errores encontrados y toma nota del aprendizaje obtenido de cara a proyectos futuros.