Las 5 fases de planificación de proyectos

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos es un proceso iterativo mediante el cual se establece cuáles serán los pasos a seguir para el cumplimiento de los objetivos estratégicos; como así también, se definen los instrumentos de control, los indicadores, los estándares esperados, y demás cuestiones necesarias para la toma de decisiones y el control de la gestión.

La planificación de proyectos se caracteriza por:

1) Sistematización:

Se requiere de un orden y una metodología en todas sus etapas a fin de poder garantizar resultados positivos.

2) Flexibilidad:

La etapa de planeación de proyectos requiere de la suficiente capacidad de adaptación a las necesidades que se plantean durante su desarrollo. En este sentido, debe considerarse que la empresa se encuentra inserta en un entorno cambiante que continuamente da señales a las cuales hay que interpretar con la debida celeridad e introducir las modificaciones que resulten convenientes.

3) Disciplina:

Conservar la metodología ordenada de trabajo en el tiempo es otra de las características que se destacan en la planeación de proyectos, ya que la documentación de todas las fases, la capacitación del personal, la revisión continua, etc. son algunos de los requisitos que debe reunir para obtener los resultados deseados.

Asimismo, habrá que considerar que la planificación de proyectos forma parte de la planeación estratégica de la empresa, por lo que el líder del proyecto enfrenta el desafío de la gestión del proyecto y de conducir a la organización al éxito una vez que éste sea ejecutado. Tales desafíos implican una minuciosidad y capacidad de ejercer el liderazgo ante una potencial resistente cultura organizacional, presencia de liderazgos informales, estructuras organizacionales de las más variadas, y un entorno en constante cambio. La correcta percepción de los factores internos y externos que inciden en el proyecto deberán ser objeto de su análisis durante todas las etapas de desarrollo.

En este proceso se verifica el cumplimiento de una serie de pasos o etapas consecutivos entre sí. Todos ellos necesarios para llevar un debido orden de trabajo documentado. Dichas fases son:

1) Establecer la finalidad del proyecto:

Se debe conocer con precisión qué es lo que se va a hacer, cómo, con qué finalidad, etc. De este modo se podrá analizar diferentes escenarios y su potencialidad de ocurrencia, garantizando el éxito del proyecto. Las características del proyecto deben encontrarse en cohesión con la visión y la misión organizacionales. En esta etapa se valora el trabajo conjunto de todas las áreas organizacionales poniendo de manifiesto la sinergia.

2) Percepción del resultado:

Se debe tener en claro cuál es la visión y la misión, conocer cuál es el resultado final que se pretende lograr. En este sentido, el trabajo de diseño del plan estratégico que acompaña al proyecto debe realizarse vislumbrando el éxito; trascendiendo el plazo previsto para su finalización. Todo ello debe encontrarse debidamente argumentado y documentado, a los efectos de posteriores controles o que sirva de base de futuras proyecciones.

3) Uso del Brainstorming:

Las técnicas de torbellino de ideas contribuyen a generar diversas alternativas y escenarios sobre los cuales se va a trabajar. En este punto, resulta conveniente que el líder del proyecto invite a todos los sectores de la organización a participar y a interiorizarse en el tema. Las ventajas de este tipo de metodología permiten lograr la colaboración en las etapas posteriores, como así también identificar talentos que aporten mejores soluciones.

4) Organización de las tareas:

En este punto se realiza la separación de funciones y la distribución de la tarea a realizar por cada uno de los participantes. Por otra parte, se produce la asignación de los recursos materiales y elementos necesarios a fin de ejecutar el proyecto en cuestión. Todo ello debe encontrarse debidamente registrado y documentado, definiendo los puestos de trabajo, las tareas que realizarán y el perfil de los recursos humanos que mejor se ajustan a las características particulares del proyecto.

5) Establecer cuál es la secuencia de acciones:

Se debe determinar con claridad y precisión cuál es el paso a paso en cada una de las etapas de ejecución del proyecto, lo cual debe ser debidamente informado y transmitido a toda la organización a fin de garantizar la cohesión de objetivos particulares y organizacionales, como así también, la colaboración de los recursos humanos. En este caso se requiere del desarrollo de diagramas de flujo, incorporación de las herramientas de investigación operativa a fin de establecer los tiempos de ejecución y control de cada una de las tareas, análisis de la ruta óptima, determinación de las metodologías de control de cada etapa, los instrumentos de medición, y los estándares a alcanzar, etc