Proceso de compras: Consejos para ser eficientes

¿Qué es el proceso de compras?

El proceso de compras es uno de los puntos estratégicos de la empresa. Junto con la función de ventas, son determinantes de la rentabilidad empresarial. Por otra parte, es uno de los eslabones de la cadena de suministro. Es por ello que tiene incidencia directa en la generación del valor agregado.

En consecuencia, el departamento de compras debe ser capaz de efectuar las adquisiciones en tiempo y forma para que se puedan concretar las etapas de los ciclos de producción de bienes y servicios.

En este sentido, el proceso de compras se puede definir como aquel que se ocupa de realizar las gestiones necesarias por ante los proveedores de insumos, bienes y servicios a fin de proveer a la empresa de los elementos necesarios para su funcionamiento. Las etapas en las que se materializa el proceso de compras van desde la determinación de la necesidad de incorporar un bien o servicio hasta la adquisición propiamente dicha. En todas sus etapas requiere de un minucioso análisis para mejorar la rentabilidad de la empresa.

Proceso de compras: consejos para ser eficientes

La eficiencia en todas las áreas organizacionales permite el mayor aprovechamiento de los recursos disponibles para el logro de los objetivos. En este sentido, existen numerosas maneras de lograrlo. La administración de empresas provee de las herramientas necesarias a tal fin, junto con la disciplina contable y la ciencia económica. Algunas cuestiones a tener en cuenta para lograr la eficiencia y eficacia en el proceso de compras, supone:

1.-Definición de las tareas que involucra el proceso de compras

En este punto se deben conocer todos y cada uno de los pasos mediante los cuales se ejecuta el proceso de compras. A partir del estudio de tiempos y tareas involucrados, se puede establecer el camino crítico. Esto permite trabajar sobre los diagramas de flujo, y la distribución de tareas. De ese modo se dejan de lado las tareas que no agregan valor, las repetitivas, etc. En definitiva, se estudia la forma de hacer las cosas y se busca su mejora. Es decir, se identifican las oportunidades.

2.- Automatización

Una manera de mejorar los tiempos y eficientizar las tareas que se han analizado en el punto anterior es el uso de las herramientas informáticas. Estas permiten mejorar la velocidad de circulación de la información en todas las áreas organizacionales. Asimismo, permite la integración en los sentidos horizontal y vertical, proporcionando mayor empowerment.

También se mejora la comunicación con el medio externo, es decir, con los proveedores. Teniendo un registro ordenado de los proveedores, las modalidades de contratación, las listas de precios, etc. se puede gestionar con mayor rapidez los pedidos.

3.- Incorporación de las APP

Con la mejora en los sistemas de telecomunicaciones e informáticos se ha logrado que muchas operaciones se puedan gestionar desde un teléfono móvil. Esto contribuye a los procesos de compras acelerando las comunicaciones con los proveedores a la hora de gestionar los pedidos y de realizar el seguimiento de los envíos. Por otra parte, mantiene la información de almacenes totalmente actualizada, facilitando el acceso al stock.

4.- Comunicaciones

El trabajo en equipo es esencial en los procesos de compras. En este sentido, se requiere la colaboración de los sectores de producción y de ventas. El trabajo colaborativo de estas tres áreas contribuye a la satisfacción de las necesidades de los clientes en tiempo y forma. Por otra parte, los sectores involucrados en la gestión de las finanzas serán quienes contribuyan a la disposición de los fondos necesarios para ejecutar los presupuestos de compras. En definitiva, la función de compras se ve integrada a todas las áreas organizacionales en el plan estratégico y en su funcionamiento diario. Por consiguiente, las comunicaciones deberán ser totalmente fluidas.

5.- Alianzas estratégicas

La optimización de la cadena de abastecimiento supone la realización de alianzas estratégicas con clientes y proveedores. De esta manera, se garantiza el flujo de insumos y las gestiones logísticas. Siempre resulta más conveniente la celebración de contrataciones a largo plazo. Esto es así debido a que permite desarrollar una forma coordinada de trabajo, reducir los costos que implica la búsqueda de nuevos proveedores, coordinar aspectos de la calidad de los bienes, presentaciones, etc.

La integración de la cadena de abastecimiento mejora el posicionamiento en el mercado, afianza la marca en la industria, aumenta la productividad marginal de los factores de la producción, etc.

6.- Planificación

El proceso de compras se encuentra integrado al plan estratégico de la empresa. En consecuencia, los flujos de abastecimiento de bienes y servicios se deben encontrar cuidadosamente planeados a fin de evitar paradas innecesarias. Otra cuestión de importancia es la búsqueda de proveedores de urgencia. Ello acarrea problemas en cuanto a los costos, calidad de los bienes adquiridos, retrasos en las líneas de producción, quejas de los clientes, etc.